Co zrobić, gdy w systemie finansowo-księgowym wygenerowano nieprawidłową fakturę? Czy można ją anulować? Tak, trzeba to jednak zrobić w odpowiedni sposób.

Pomyłka systemu lub pracownika

Błąd to rzecz ludzka. Choć zdarza się, że błędy popełniają także maszyny. Na szczęście większość z nich można naprawić. W przypadku błędnie wystawionej faktury możemy mieć do czynienia z dwoma rodzajami sytuacji:

• wystawiono fakturę, która nie jest potwierdzeniem faktycznej transakcji, usługi nie wykonano, ani nie sprzedano produktu,
• wystawiono fakturę, która potwierdza faktyczną transakcję, jednak wpisano błędnego odbiorcę, nieprawidłową cenę, ilość, złą nazwę usługi czy nieprawidłową stawkę VAT.

Przepisy ustawy o VAT nie określają żadnych procedur anulowania faktur.

Jednak swą interpretację dotyczącą anulowania przedstawił w marcu tego roku Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu na wniosek jednej ze spółdzielni mieszkaniowych.

Warunkiem anulowania faktury jest jej niewprowadzenie do obrotu prawnego.

Co to oznacza? Wystawienie faktury składa się z dwóch etapów: jej sporządzenia oraz przekazania nabywcy, czyli wprowadzenia do obrotu prawnego. Jeśli faktura nie została wysłana ani przekazana klientowi, może być anulowana bez konieczności sporządzania faktury korygującej.

Nieprawidłowa faktura nie jest ujmowana w rejestrze sprzedaży, a jedynie w ewidencji wygenerowanych faktur, gdzie widnieje ze statusem "anulowana".

Ponadto błędny dokument należy opatrzyć odpowiednim komentarzem.

W komentarzu opisujemy przyczyny i okoliczności jego anulowania. Nie należy zapominać, że powinniśmy posiadać zarówno oryginał, jak i kopię niewysłanej faktury.

Interpretacja NSA

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu jest zbieżna ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z sierpnia 2012 r.

W swym wyroku NSA stwierdza, iż "możliwość anulowania faktur mimo, że nie jest dopuszczona wyraźnie przez Ustawę o podatku od towarów i usług, należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę "wycofania się" podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Jednak powinna ona dotyczyć wyłącznie dokumentów rozliczeniowych (faktur), które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (np. poprzez doręczenie ich kontrahentom)"