Na dzień 31 grudnia podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów zobowiązany jest sporządzić spis z natury. Spis ten uwzględniany jest przy ustalaniu dochodu z działalności gospodarczej.

Zgodnie z § 27 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury:

·         towarów handlowych,

·         materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych,

·         półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów,

na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólnika lub likwidacji działalności.

Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem czyją stanowią własność.

Spis z natury dokonany na 31 grudnia (na zakończenie roku podatkowego) jest jednocześnie spisem z natury na dzień 1 stycznia, czyli na początek roku kolejnego.

Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:

·         imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),

·         datę sporządzenia spisu,

·         numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,

·         szczegółowe określenie towaru i innych składników,

·         jednostkę miary,

·         ilość stwierdzoną w czasie spisu,

·         cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,

·         wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,

·         łączną wartość spisu z natury,

·         klauzulę „Spis zakończono na pozycji….”,

·         podpis osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólnika).

Podatnik jest zobowiązany wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury wg cen zakupu lub nabycia albo wg cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia.

Spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się wg kosztów wytworzenia, a odpadów użytkowych, wycenia się wg wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się wg kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.

Podatnik jest obowiązany dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury.

O zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnicy są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej 7 dni przed data sporządzenia tego spisu.    

W przypadku gdy podatnik nie posiada żadnych składników majątku podlegających spisowi i tak jest zobowiązany do jego sporządzenia i wpisania do KPiR zerowej wartości spisu z natury.

Spis z natury przeprowadzony na koniec roku podatkowego nie wpływa na wysokość zaliczki na podatek dochodowy za grudzień czy też IV kwartał.